1. Wigo na Majukumu
Sera hii ya Faragha inaelezea jinsi Rejesho inavyokusanya, kutumia na kulinda data kuhusiana na Huduma. Rejesho inatekeleza majukumu mawili tofauti. Kwa data ya kifedha ya Tenant na Mwanachama, inayoingizwa na taasisi ya Tenant na Watumiaji wake Walioidhinishwa, Rejesho ni "processor" wa data, inayochakata data hiyo kwa maelekezo ya Tenant tu. Kwa data yake ndogo, kama vile taarifa za akaunti ya msimamizi wa tenant na malipo, Rejesho ni "controller" wa data.
Iwapo wewe ni Mwanachama wa taasisi ya Tenant, data yako ya mkopo na marejesho inasimamiwa na taasisi hiyo, si na Rejesho. Maombi kuhusu data hiyo yanapaswa kuelekezwa kwa taasisi husika, kama ilivyoelezwa katika Kifungu cha 7.
2. Data Tunayokusanya
Data ya akaunti: Majina, namba za simu, anwani za barua pepe na majukumu ya Watumiaji Walioidhinishwa, yanayokusanywa kuunda na kusimamia akaunti kwenye Huduma.
Data ya Mwanachama na ya kifedha: Majina ya Wanachama, namba za simu, rekodi za mkopo na marejesho, na muundo wa kikundi na tawi, unaoingizwa na Tenant na Watumiaji wake Walioidhinishwa kwa niaba ya taasisi. Data hii inakusanywa kutoka kwa Tenant, si moja kwa moja kutoka kwa Wanachama na Rejesho.
Data ya uthibitishaji: Pale kuingia kwa Google kunapotumika, jina, anwani ya barua pepe na picha ya wasifu inayohusiana na akaunti ya Google, inayotumika tu kuthibitisha utambulisho.
Data ya matumizi na kifaa: Taarifa za kawaida za ufikiaji wa wavuti kama aina ya kivinjari, anwani ya IP na kurasa zilizotembelewa, zinazokusanywa kupitia matumizi ya kawaida ya Huduma.
Data ya uwasilishaji wa SMS: Namba za simu na hali ya uwasilishaji wa ujumbe zinazopelekwa kwa Africa's Talking, mtoa huduma wa SMS wa Rejesho, kuwasilisha arifa za marejesho na mkopo chini ya jina la mtumaji REJESHO.
3. Jinsi Tunavyotumia Data
Data inatumika kuendesha Huduma, kuchakata miamala ya marejesho na mikopo, kutuma arifa za SMS kwa Wanachama, kutoa msaada kwa Tenant na Watumiaji Walioidhinishwa, kulinda akaunti dhidi ya ufikiaji usioidhinishwa, na kuboresha uaminifu na urahisi wa matumizi wa bidhaa.
4. Wachakataji wa Nje
Rejesho inatumia idadi ndogo ya wachakataji wa nje kuendesha Huduma. Africa's Talking inawasilisha arifa za SMS kwa niaba ya Rejesho chini ya jina la mtumaji REJESHO. Google inatoa kuingia kwa OAuth, inayotumika tu kuthibitisha utambulisho wa mtumiaji, si kushiriki data nyingine ya akaunti ya Google. Rejesho pia inatumia watoa huduma wa uwekaji (hosting) na miundombinu ya hifadhidata kuendesha Huduma. Kila mchakataji anafungwa kutumia data kama alivyoelekezwa tu, na kwa madhumuni ya kutoa huduma yake kwa Rejesho tu.
5. Uhifadhi wa Data
Data ya Tenant na Mwanachama inahifadhiwa kwa muda wote akaunti ya Tenant inapokuwa hai, na kwa muda wa kutosha baadaye kwa madhumuni ya kisheria, kodi na ukaguzi. Rekodi za ufuatiliaji (audit trail), zinazoonyesha ni nani alibadilisha nini na lini, zinatunzwa kama sehemu ya uadilifu wa daftari la fedha la Huduma na hazifutwi kwa ombi, kwa kuwa zinaandika miamala iliyokwisha tokea.
6. Usalama wa Data
Rejesho inalinda data kwa usimbuaji wakati wa uhamishaji, udhibiti wa ufikiaji kulingana na jukumu la Mtumiaji Aliyeidhinishwa, na utengano mkali wa data ya tenant, ili taasisi yoyote isiweze kufikia data ya taasisi nyingine. Manenosiri yanahifadhiwa kwa kutumia usimbaji (hashing) wa kiwango cha kimataifa na hayahifadhiwi wala kutumwa kwa maandishi wazi kamwe.
7. Haki za Mhusika wa Data chini ya Sheria za Tanzania
Rejesho inaheshimu haki zinazotolewa kwa wahusika wa data chini ya Sheria ya Ulinzi wa Data Binafsi ya mwaka 2022 ya Tanzania, ikiwemo haki ya kuomba ufikiaji, marekebisho au ufutaji wa data binafsi. Kwa kuwa wahusika wengi wa data wanaochakatwa kupitia Huduma ni Wanachama wasio na akaunti ya moja kwa moja na Rejesho, maombi kuhusu data ya Mwanachama yanapaswa kufanywa kwa taasisi ya Mwanachama, ambayo inasimamia data hiyo na iko katika nafasi bora ya kutekeleza ombi hilo. Rejesho inasaidia taasisi zake za Tenant kujibu maombi kama hayo.
8. Vidakuzi (Cookies)
Rejesho inatumia idadi ndogo ya vidakuzi vinavyohitajika Huduma ifanye kazi. Kidakuzi kiitwacho rejesho_locale, kilichowekwa kuisha baada ya mwaka mmoja, kinakumbuka lugha aliyopendelea mtembeleaji. Kidakuzi kiitwacho rejesho_install_dismissed, kilichowekwa kuisha baada ya mwaka mmoja, kinakumbuka kuwa mtembeleaji alifunga ombi la kusakinisha programu. Kidakuzi cha kipindi (session) kinamweka mtumiaji aliyeingia akiwa ameingia.
Tovuti ya umma ya rejesho.com haiweki kidakuzi chochote cha uchanganuzi wala haihifadhi kitu chochote kwenye kifaa cha mtembeleaji kwa ajili ya kupima matumizi. Ndani ya programu baada ya kuingia, Rejesho inatumia PostHog kuelewa jinsi programu inavyotumika, ambayo huweka kidakuzi cha ndani kiitwacho ph_rejesho. Inarekodi kurasa na vitendo vya wafanyakazi wanaotumia Huduma, si taarifa binafsi za wanachama ambao kumbukumbu zao zimo kwenye Huduma. Rejesho haitumii vidakuzi vya matangazo na haiuzi wala haishiriki data binafsi na watangazaji.
9. Data ya Watoto
Huduma ni chombo cha kibiashara kilicholengwa kutumiwa na taasisi za kifedha na wafanyakazi wao, na hakilengi watoto. Rejesho haikusanyi kwa makusudi data binafsi ya watoto.
10. Uhamishaji wa Data Kimataifa
Pale data inapohamishwa nje ya Tanzania katika kuendesha Huduma, Rejesho inatumia hatua stahiki za ulinzi kuilinda wakati wa uhamishaji na ikiwa imehifadhiwa. Taarifa za mahali pa uwekaji (hosting) na hatua za ulinzi zilizopo kwa Tenant maalum zinapatikana kwa ombi kwa kuwasiliana na founder@kaypeetech.com.
11. Mabadiliko ya Sera Hii
Rejesho inaweza kusasisha Sera hii ya Faragha mara kwa mara. Tarehe ya "Yalisasishwa mara ya mwisho" iliyo juu ya ukurasa huu inaonyesha tarehe ya marekebisho ya karibuni zaidi. Pale mabadiliko ni ya msingi, Rejesho itawajulisha wasimamizi wa tenant kabla ya kuanza kutumika.
12. Mawasiliano
Maswali kuhusu Sera hii ya Faragha, au maombi yanayohusiana na faragha na ulinzi wa data, yanaweza kutumwa kwa founder@kaypeetech.com.